Bei der Einführung der betrieblichen Krankenversicherung (bKV) in das Unternehmen kommen schnell Fragen zur korrekten Versteuerung auf. Birgit Ennemoser, Expertin für Lohnabrechnung bei Auren, erklärt in diesem Gastbeitrag welche Entscheidungsoptionen es für Unternehmen gibt. Wichtig: Für die endgültige steuerliche Bewertung sollte immer der Steuerberater des Unternehmens mit einbezogen werden, da bei diesem in der Regel die Haftung liegt.
Versteuerung bKV
Schnelleinstieg
Die betriebliche Krankenversicherung als Sachlohn
Beiträge des Arbeitgebers zu einer arbeitgeberfinanzierten Gruppenkrankenversicherung galten bis Ende 2013 als Sachzuwendung. Später wurden sie als Barlohn eingestuft, aber ein Urteil des Finanzgerichts Mecklenburg-Vorpommern erklärte sie wieder zu Sachlohn. Nach weiteren Abstimmungen wurde 2019 festgelegt, dass die betriebliche Krankenzusatzversicherung steuerlich als Sachbezug gilt. Die steuerliche Freigrenze wurde ab dem 1. Januar 2022 von bisher 44 Euro auf 50 Euro im Monat erhöht. Das heißt: Im Rahmen der 50-Euro-Freigrenze können Arbeitgeber die Beiträge für eine betriebliche Krankenversicherung (bKV) als steuer- und sozialversicherungsfreien Sachlohn, auch Sachbezug genannt, nutzen.
Dabei sollte beachtet werden, dass die Zahlung der Zusatzbeiträge zur bKV im Lohnkonto erfasst wird, um die Sozialversicherungsfreiheit aufrecht zu erhalten. Zudem kann der Mitarbeiter den vom Arbeitgeber übernommenen Beitrag monatlich auf seiner Lohnabrechnung sehen und so auf diese zusätzliche Leistung aufmerksam gemacht werden.
Die Nutzung der Sachbezugsgrenzen ist ein gerne gewählter Weg, da hierfür keine Nebenkosten anfallen. Wichtig dabei ist, dass die Sachbezugsgrenze nicht überschritten wird, da dies eine sogenannte Freigrenze ist. Das heißt, bei einer bKV ab 50,01 Euro im Monat entsteht volle Steuerpflicht für den gesamten Betrag. Allerdings muss sichergestellt sein, dass der Freibetrag nicht mehrfach in Anspruch genommen wird, das heißt es darf pro Monat maximal ein Sachbezug von 50 Euro je Mitarbeiter angesetzt werden – auch wenn andere Sachbezüge bereits Anwendung finden wie eine MitarbeiterCard mit 30 Euro. Die bKV darf dann 20 Euro nicht überschreiten.
Quelle: Auren Steuerberatung, Berechnungen erstellt mit Software der DATEV eGAbgrenzung zur steuerfreien Gesundheitsförderung nach § 3 Nr. 34 EStG
Die betriebliche Krankenversicherung fällt nicht unter die Gesundheitsförderung nach § 3 Nr. 34 EstG. Im Rahmen dieser Gesundheitsförderung können Arbeitgeber bis zu 600 Euro pro Mitarbeiter und pro Jahr steuerfrei für die Gesundheitsförderung ausgeben, zum Beispiel für Kurse zur Prävention und Verbesserung der Gesundheit, die bestimmten Qualitätskriterien entsprechen. Dazu zählen unter anderem:
- zertifizierte Präventionskurse zur individuellen verhaltensbezogenen Prävention,
- nicht zertifizierte Präventionskurse des Arbeitgebers soweit bestimmte Voraussetzungen vorliegen und
- Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung im Handlungsfeld "gesundheitsförderlicher Arbeits- und Lebensstil".
Darüber hinaus sind betriebliche Gesundheitsförderungsmaßnahmen, die hauptsächlich im Eigeninteresse des Arbeitgebers liegen, ebenfalls steuerfrei.
Linktipps:
- Nähere Informationen zu den Anforderungen an die Leistungen, die steuerfrei von Arbeitgebern erbracht werden können, lesen Sie im Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (PDF, nicht barrierefrei, 473 KB)
- Zertifizierte Kursangebote finden Sie auf der Internetseite des GKV-Spitzenverbandes und den Internetseiten der Krankenkassen
- Ausführliche Informationen zu den Qualitätsanforderungen nicht zertifizierte Präventionskurse lesen Sie im „Leitfaden Prävention“ des GKV-Spitzenverbands
Welche Möglichkeiten der Versteuerung für die bKV gibt es und welche passt zum Unternehmen?
Bietet der Arbeitgeber die bKV an und ist die Sachbezugsgrenze bereits ausgeschöpft, ist die Frage nach der Versteuerung für Unternehmen sehr wichtig, da diese zu erheblichen Zusatzkosten führen kann. In der Regel unterscheidet man hier drei Möglichkeiten:
- die individuelle Versteuerung als geldwerter Vorteil
- die Nettolohnversteuerung
- die pauschale Versteuerung
Die individuelle Versteuerung als geldwerter Vorteil
Die individuelle Versteuerung setzt auf Basis der individuellen ELStAM-Daten des jeweiligen Mitarbeiters an, das heißt auf seiner eigenen Lohnsteuerklasse. Hinzu kommen die Beiträge zur Sozialversicherung. Alle Bestandteile sieht der Mitarbeiter dann auf seiner Lohnabrechnung. Der Arbeitgeber muss bei dieser Variante nur die bkV-Beiträge und den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherung übernehmen, die Abrechnung erfolgt also ähnlich der „normalen“ Lohnabrechnung und der Arbeitnehmer muss den Beitrag voll versteuern.
In der Regel möchten Arbeitgeber die bKV aber als Zusatzleistung anbieten, um ihre Mitarbeiter zu motivieren und zu belohnen. Dabei könnte es als unangemessen empfunden werden, wenn Mitarbeiter die Nebenkosten dieser Versorgung selbst tragen müssen. Deshalb entscheiden sich viele Arbeitgeber für alternative Lösungen.
Die Nettolohnversteuerung
Im Rahmen der Nettolohnversteuerung übernimmt der Arbeitgeber alle Kosten, einschließlich der Lohnsteuer und der Sozialversicherung. Die Details werden auf der Lohnabrechnung ausgewiesen, aber der Arbeitgeber übernimmt alle Kosten dazu,. Der Arbeitnehmer hat keine zusätzliche Belastung. Allerdings ist diese Methode die teuerste Variante der bKV für das Unternehmen. Zudem kann die Darstellung des Beitrags für die bKV auf der Lohnabrechnung zu Verwirrung führen, da sie ohne Erklärung schwer verständlich ist. Mitarbeiter könnten den Eindruck bekommen, dass sie die Kosten selbst tragen müssen und könnten daher Rückfragen stellen.
Quelle: Auren Steuerberatung, Berechnungen erstellt mit Software der DATEV eGDie Pauschalversteuerung nach § 37b EStG
Nach § 37b EStG kann ein Arbeitgeber die Einkommenssteuer für Sachzuwendungen für Arbeitnehmer bis zu 10.000 Euro pauschal mit 30 Prozent versteuern. Auf diese 30 Prozent Lohnsteuer sind dann noch 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag und die pauschale Kirchensteuer von 4 bis 9 Prozent zu bezahlen. Wichtig ist, dass die Zuwendung zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt wird, den der Arbeitgeber arbeitsrechtlich schuldet.
Pauschalversteuerte Sachzuwendungen sind sozialversicherungspflichtig. Der Arbeitgeber kann die entstehenden Sozialversicherungsbeiträge für den Arbeitnehmer übernehmen, muss es aber nicht. Zu beachten ist: Werden die Beiträge vom Arbeitgeber übernommen, führt das zu einem zusätzlichen geldwerten Vorteil, der versteuert werden muss.
Um die Sozialversicherung korrekt zu berechnen, sollte die Versteuerung und Verbeitragung auf den Lohnabrechnungen jedes Mitarbeiters angegeben sein. Manchmal wird dies in einer Abrechnung für einen fiktiven Mitarbeiter, einem „Dummy“, durchgeführt, auf dem Pauschalsteuer und Sozialversicherungsbeiträge verrechnet werden. In der Praxis sollte diese Variante im Vorfeld allerdings mit einem Lohnspezialisten abgestimmt werden.
Quelle: Auren Steuerberatung, Berechnungen erstellt mit Software der DATEV eGDie Pauschalversteuerung nach § 40 EStG
Darüber hinaus kann der Arbeitgeberzuschuss auch nach § 40 Absatz 1 EStG pauschal besteuert werden. Bei dieser Lohnsteuerpauschalierung müssen die Versicherungsbeiträge als "sonstige Bezüge" jährlich gezahlt werden. Folgende drei Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein:
- Die Pauschalierung erfolgt für mindestens 20 Arbeitnehmer. In Ausnahmefällen sind auch weniger möglich.
- Die Lohnsteuer für die Zuschüsse wird vom Arbeitgeber übernommen.
- Die pauschal besteuerten Bezüge pro Arbeitnehmer dürfen 1.000 Euro im Jahr nicht überschreiten. Bezüge mit einem festen Pauschsteuersatz wie zum Beispiel Fahrtkostenzuschüsse, Beiträge zu Direktversicherungen oder Erholungsbeihilfen werden nicht auf die 1.000-Euro-Grenze angerechnet. Die 1.000-Euro-Grenze bezieht sich auf jedes einzelne Arbeitsverhältnis. Wechselt der Arbeitnehmer im Laufe des Kalenderjahres den Arbeitgeber, können der alte und der neue Arbeitgeber die 1.000-Euro-Grenze ausschöpfen.
Sind diese drei Voraussetzungen erfüllt, beantragt der Arbeitgeber bei seinem Betriebstättenfinanzamt, dass die Lohnsteuer für sonstige Bezüge (einmalige Zuwendungen) mit einem besonderen Pauschsteuersatz ermittelt wird. Der Arbeitgeber muss den Pauschsteuersatz selbst berechnen und die Berechnungsgrundlagen dem Antrag beifügen.
Zudem muss beachtet werden, dass die Pauschalierung sonstiger Bezüge mit einem Pauschsteuersatz keine Sozialversicherungsfreiheit auslöst. Übernimmt der Arbeitgeber die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung für die pauschal besteuerten Bezüge, ist dies ein geldwerter Vorteil, der wiederum pauschal besteuert werden kann und bei der die 1.000-Euro-Grenze zu berücksichtigen ist.
Berechnungsschema für den Pauschsteuersatz
Um einen Pauschsteuersatz für sonstige Bezüge festzulegen, muss der Arbeitgeber dem Finanzamt die notwendigen Berechnungsgrundlagen in seinem Antrag vorlegen. Dabei werden die Durchschnittsbeträge der pauschal zu besteuernden Bezüge ermittelt und die Jahresarbeitslöhne der betroffenen Arbeitnehmer um bestimmte Beträge gekürzt, darunter:
- Summe der Jahresfreibeträge der Arbeitnehmer
- Entlastungsbetrag für Alleinerziehende (bei Steuerklasse II)
- Altersentlastungsbetrag (wenn zutreffend)
- Versorgungsfreibetrag und Zuschlag zum Versorgungsfreibetrag (bei Versorgungsbezüge)
Muss bei der Berechnung der Lohnsteuer für einen Arbeitnehmer ein Hinzurechnungsbetrag berücksichtigt werden, wird dieser den Jahresarbeitslöhnen hinzugerechnet.
Um den besonderen Pauschsteuersatzes zu ermitteln, kann der Arbeitgeber die betroffenen Arbeitnehmer in drei Gruppen einteilen:
- Gruppe a: Arbeitnehmer mit der Steuerklasse I, II, IV,
- Gruppe b: Arbeitnehmer mit der Steuerklasse III,
- Gruppe c: Arbeitnehmer mit der Steuerklasse V und VI
Für die Berechnung kann der Arbeitgeber eine repräsentative Auswahl der betroffenen Arbeitnehmer nutzen und auch die Vorjahresdaten verwenden, zum Beispiel die Summen der Lohnkonten. Aus der Summe der Jahresarbeitslöhne wird der durchschnittliche Jahresarbeitslohn der erfassten Arbeitnehmer berechnet. Für jede der drei oben genannten Gruppen wird dann der Steuerbetrag ermittelt, der auf den Durchschnittsbetrag der pauschal zu besteuernden Bezüge entfällt, wenn er dem durchschnittlichen Jahresarbeitslohn hinzugerechnet wird. Der Durchschnittsbetrag der pauschal zu besteuernden Bezüge wird auf den nächsten durch 216 ohne Rest teilbaren Euro-Betrag aufgerundet.
Für die Berechnung der Lohnsteuer nach der Jahrestabelle gilt für die drei Gruppen von Arbeitnehmern Folgendes:
- für die Gruppe a ist die Steuerklasse I maßgebend;
- für die Gruppe b ist die Steuerklasse III maßgebend;
- für die Gruppe c ist die Steuerklasse V maßgebend.
Gemäß den Lohnsteuer-Richtlinien ist die Lohnsteuer für die drei Arbeitnehmergruppen (Steuerklassen I, III und V) immer mit der vollen Vorsorgepauschale für sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer zu berechnen. Beitragszuschläge für Kinderlose in der Pflegeversicherung bleiben dabei außer Betracht. Ebenso individuelle Verhältnisse eines Arbeitnehmers aufgrund des Faktorverfahrens. Des Weiteren kann aus Vereinfachungsgründen der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz nach § 242a SGB V für die gesetzliche Krankenversicherung zugrunde gelegt werden. Bei der Pauschalierung der Lohnsteuer im Rahmen einer Lohnsteuer-Außenprüfung nach Ablauf des Kalenderjahres ist der zuletzt im jeweiligen Kalenderjahr geltende Zusatzbeitragssatz maßgebend.
Die durchschnittliche Steuerbelastung der pauschal zu besteuernden Bezüge ergibt sich, indem die Steuerbeträge mit der Anzahl der erfassten Arbeitnehmer in der entsprechenden Gruppe multipliziert werden. Die so erhaltene Summe der Steuerbeträge wird durch die Gesamtzahl der Arbeitnehmer und den gerundeten Durchschnittsbetrag der pauschal zu besteuernden Bezüge geteilt.
Das Finanzamt berechnet den Pauschsteuersatz anhand dieser Steuerbelastung so, dass die insgesamt vom Arbeitgeber übernommene pauschale Lohnsteuer angemessen ist und ausreichend Lohnsteuer erhoben wird (= Umrechnung des Bruttosteuersatzes in einen Nettosteuersatz vgl. § 40 Abs. 1 Satz 2 EStG). Die Prozentsätze der durchschnittlichen Steuerbelastung und des Pauschsteuersatzes werden mit einer Dezimalstelle angegeben, wobei die nachfolgenden Dezimalstellen zugunsten des Arbeitgebers entfallen.
Vereinfachter Umgang mit Nebenkosten
Wenn der Arbeitgeber bereit ist, die Lohnsteuer pauschal zu übernehmen, muss er auch die pauschale Kirchensteuer übernehmen. Die Höhe der pauschalen Kirchensteuer variiert in den einzelnen Ländern. Die Bemessungsgrundlage dafür ist die pauschale Lohnsteuer. Die Übernahme der Kirchensteuer stellt ebenso wie die Übernahme der pauschalen Lohnsteuer oder der Sozialversicherungsbeiträge einen geldwerten Vorteil dar. Allerdings hat die Finanzverwaltung festgelegt, dass bei Pauschalbesteuerung durch den Arbeitgeber die Kirchensteuer nicht zum zu versteuernden Betrag hinzugerechnet wird.
Wird die Lohnsteuer pauschaliert, beträgt der Solidaritätszuschlag weiterhin stets 5,5 Prozent der pauschalen Lohnsteuer. Auch die Übernahme des Solidaritätszuschlags gilt als geldwerter Vorteil. Aber auch in diesem Fall muss der Solidaritätszuschlag dem zu versteuernden Betrag nicht hinzugerechnet werden.
Dieser Weg ist also sehr aufwendig und nicht wirklich günstig, kann aber in der Regel zu allen anderen steuerlichen Maßnahmen ergänzend vorgenommen werden.
Verbuchung der Kosten für die betriebliche Krankenversicherung im Unternehmen
Sowohl die Beiträge zur Gruppenversicherung als auch die Pauschalsteuer sind als Betriebsausgabe steuerlich abzugsfähig. Die Grundlagen dazu regelt § 4 Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG).
Mitversicherung von Familienangehörigen
Unternehmen können anbieten, Familienangehörige im Rahmen einer betrieblichen Krankenversicherung mitzuversichern. Abhängig von der Vertragsgestaltung können dabei dieselben Konditionen wie für den Mitarbeiter gelten. Auch hier ist die Versteuerung zu beachten, da es sich um eine Zuwendung handelt. Je nach Ausgestaltung kann der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer die Versteuerung übernehmen, entweder als Nettolohnversteuerung, Versteuerung und Verbeitragung nach § 37 b EStG über den Mitarbeiter oder als steuer- und sozialversicherungsfreier Sachbezug, wenn die Gesamtbeiträge pro Monat unter 50 Euro liegen. Diese Fälle sollten abhängig von der vertraglichen Gestaltung im Rahmen einer Anrufungsauskunft mit dem zuständigen Betriebstättenfinanzamt abgestimmt werden.
Häufig werden die Beiträge separat betrachtet und als Zuwendung an fremde Dritte für die Angehörigen der Arbeitnehmer gemäß § 37 b EStG mit 30 Prozent versteuert. Dadurch bleiben diese Zuwendungen sozialversicherungsfrei.
Grundsätzlich ist es wichtig, zu regeln, wer neben den Mitarbeitern mitversichert werden kann. Normalerweise werden Ehepartner und Kinder bis zum 18. Lebensjahr (oder bis zum 25. Lebensjahr, wenn sie sich in der Schul- oder Berufsausbildung befinden) mitversichert. Die HanseMerkur ermöglicht sogar eine Mitversicherung des Ehegatten, des Lebenspartners gemäß § 1 Lebenspartnerschaftsgesetz sowie des in häuslicher Gemeinschaft wohnenden Lebensgefährten, sofern der Gruppenversicherungsvertrag dies vorsieht. Auch leibliche Kinder, Stief-, Adoptiv- und Pflegekinder können bis zur Vollendung des 21. Lebensjahres mitversichert werden. Befinden sich diese in einer Berufsausbildung, ist eine Mitversicherung sogar bis zur Vollendung des 27. Lebensjahres möglich. Das genau Alter kann je nach Versicherungsordnung variieren und beeinflusst die Möglichkeiten der Versteuerung. Die vertragliche Gestaltung kann die Versteuerungsoptionen ebenfalls beeinflussen.
Über die Autorin
Brigit Ennemoser ist Geschäftsführerin für Personal Services bei Auren und verantwortlich für mehr als 260.000 Lohnabrechnung verschiedener Kunden. Daneben ist sie auch als Fachbuchautorin tätig, unter anderem für den „Ratgeber Gehaltsextras“ von DATEV.
Auren ist ein Beratungsunternehmen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung, Consulting und Corporate Finance. Unter anderem betreut Auren Firmenkunden im Rahmen personeller Belange rund um die Entgeltabrechnung, aber auch im gesamten Konstrukt der betrieblichen Personalarbeit.